Klarifikasi Peralatan Utama: Ketika Pemilik Tidak Mengakui Surat Perjanjian Sewa

Evaluasi Teknis Pekerjaan Konstruksi

Surat Sewa Alat Tidak Diakui Pemilik: Bolehkah Pokja Menggugurkan Penawaran?

Klarifikasi bukan sekadar meminta peserta mengulang isi penawaran. Klarifikasi diperlukan untuk menguji apakah dokumen yang disampaikan benar-benar dapat membuktikan pemenuhan persyaratan. Apa akibatnya jika pemilik alat menyangkal perjanjian sewa, tidak mengakui tanda tangannya, alat telah dijual, dan pemilik bahkan tidak mengenal perusahaan penawar?

Oleh Sukri, S.T., M.M. · Pembaruan hukum: 4 September 2026

Perlindungan publikasi: identitas, lokasi, waktu, nilai paket, nomor alat, spesifikasi rinci, dan pihak terkait disamarkan. Ilustrasi ini digunakan untuk pembelajaran dan tidak dimaksudkan untuk mengomentari atau memengaruhi proses pemilihan tertentu yang sedang berjalan.

Jawaban singkat: penawaran pada prinsipnya dapat dinyatakan tidak memenuhi persyaratan teknis apabila excavator ditetapkan sebagai peralatan utama yang wajib dipenuhi, bukti sewanya merupakan bagian dari dokumen penawaran, hasil klarifikasi yang sah menunjukkan bukti tersebut tidak dapat diverifikasi, dan penjelasan peserta tidak mampu membuktikan dokumen awal tanpa mengganti substansi penawaran. Pokja sebaiknya menyatakan “dokumen tidak dapat membuktikan pemenuhan persyaratan”, bukan langsung menyimpulkan tindak pidana pemalsuan.

Daftar isi

1. Ilustrasi kasus
2. Isu hukum
3. Fungsi klarifikasi
4. Analisis hasil
5. Dasar keputusan
6. Redaksi evaluasi
7. Evaluasi dan sanksi
8. Langkah Pokja
9. Pertanyaan praktis

1. Ilustrasi kasus

Dalam suatu tender pekerjaan konstruksi, Dokumen Pemilihan mensyaratkan satu unit excavator sebagai peralatan utama. Peserta dengan penawaran terendah menyampaikan surat perjanjian sewa sebagai bukti penguasaan atau ketersediaan alat.

Pokja melakukan klarifikasi kepada orang yang dicantumkan sebagai pemilik dalam surat tersebut. Hasil klarifikasi yang dicatat Pokja adalah:

1. pihak yang namanya tercantum sebagai pemilik menyatakan tidak pernah menandatangani perjanjian sewa excavator;
2. yang bersangkutan tidak mengakui tanda tangan pada surat perjanjian;
3. excavator dengan identitas yang ditawarkan telah dijual; dan
4. yang bersangkutan menyatakan tidak mengenal perusahaan penawar.

Dengan demikian, dokumen sewa dan ketersediaan alat yang ditawarkan belum berhasil diverifikasi. Sebelum hasil akhir ditetapkan, peserta perlu diberi kesempatan menjelaskan ketidaksesuaian tersebut dalam batas klarifikasi—bukan mengganti surat sewa, pemilik, atau unit alat.

2. Empat pertanyaan yang harus dipisahkan

Pertanyaan	Yang harus diuji	Akibat yang mungkin
Apakah alat wajib?	Excavator tercantum sebagai peralatan utama dan persyaratannya relevan dengan pelaksanaan pekerjaan.	Kegagalan membuktikannya memengaruhi kelulusan teknis.
Apakah dokumen membuktikan penguasaan?	Identitas alat, hubungan hukum dengan pemilik, tanda tangan, masa berlaku, dan ketersediaan untuk jadwal pekerjaan.	Dokumen yang tidak dapat diverifikasi tidak cukup membuktikan pemenuhan.
Apakah boleh diperbaiki?	Apakah jawaban hanya menjelaskan data yang sudah ditawarkan atau justru mengganti pemilik, alat, dan perjanjian.	Penggantian substansi setelah batas pemasukan merupakan post-bidding dan tidak boleh diterima.
Apakah dokumen palsu?	Bukti, pengetahuan atau peran peserta, prosedur sanksi, hak peserta memberi penjelasan, dan kewenangan pejabat.	Dapat diproses terpisah untuk sanksi; tidak boleh disimpulkan serampangan.

3. Klarifikasi: menjelaskan, bukan memperbaiki penawaran

Klarifikasi dalam evaluasi bertujuan memperoleh kepastian atas informasi atau bukti yang sudah terdapat dalam dokumen penawaran. Klarifikasi tidak boleh menjadi kesempatan bagi peserta untuk membuat penawaran teknis baru setelah mengetahui kelemahannya.

Masih dalam batas klarifikasi	Sudah menjadi perubahan substansi
Mengonfirmasi kepada pemilik apakah perjanjian benar dibuat dan ditandatangani.	Mengganti surat sewa yang disangkal dengan surat sewa baru.
Mencocokkan nomor, tipe, kapasitas, kepemilikan dan lokasi alat.	Mengganti excavator yang ditawarkan dengan unit lain yang sebelumnya tidak terdapat dalam penawaran.
Meminta penjelasan mengenai perbedaan data yang sudah disampaikan.	Mengganti pemilik atau pemberi sewa agar persyaratan baru terpenuhi.
Memeriksa bukti asal yang menjadi dasar dokumen penawaran.	Menambahkan komitmen penguasaan alat yang baru lahir setelah batas akhir pemasukan.

Uji sederhana: bila informasi baru dihapus, apakah penawaran awal sudah membuktikan pemenuhan? Jika tidak, dan informasi baru justru menciptakan pemenuhan yang sebelumnya belum ada, hal itu bukan lagi klarifikasi.

4. Apa makna setiap hasil klarifikasi?

Temuan	Nilai pembuktian	Catatan kehati-hatian
Pemilik tidak pernah menandatangani perjanjian	Meruntuhkan dasar persetujuan sewa yang diklaim dalam dokumen.	Pastikan identitas orang yang diklarifikasi benar dan pernyataannya terdokumentasi.
Tanda tangan tidak diakui	Menimbulkan persoalan serius atas autentisitas dokumen.	Pokja tidak perlu menjadi ahli grafologi untuk menilai bahwa surat tersebut gagal diverifikasi; tetapi penetapan pemalsuan pidana bukan kewenangan evaluasi teknis Pokja.
Alat telah dijual	Pemilik yang dicantumkan belum tentu lagi memiliki kewenangan menyediakan alat.	Catat kapan penjualan terjadi dan siapa pemilik sekarang. Penjualan saja tidak selalu membuktikan alat mustahil tersedia, tetapi memperlemah surat sewa dari pemilik lama.
Pemilik tidak mengenal penawar	Tidak terdapat hubungan faktual yang mendukung perjanjian yang diajukan.	Hubungkan dengan temuan lain; jangan menjadikan satu pernyataan lisan tanpa dokumentasi sebagai satu-satunya dasar.

Keempat temuan tersebut harus dibaca secara kumulatif. Temuan itu merupakan dasar kuat untuk meminta penjelasan peserta. Jika penjelasan peserta tidak dapat memverifikasi dokumen awal tanpa mengubah substansi penawaran, Pokja tidak sekadar menghadapi kekurangan administratif kecil, tetapi kegagalan pembuktian pemenuhan salah satu peralatan utama.

5. Mengapa gugur teknis dapat dipertahankan?

Peserta wajib memenuhi ketentuan Dokumen Pemilihan. Peralatan utama dipersyaratkan untuk menguji kemampuan nyata peserta melaksanakan pekerjaan. Bila excavator adalah unsur teknis wajib dan satu-satunya bukti pemenuhannya tidak dapat diverifikasi, persyaratan tersebut belum terbukti dipenuhi.

Keputusan gugur menjadi kuat apabila empat unsur berikut terpenuhi:

• persyaratan excavator dicantumkan secara jelas, objektif, relevan, dan tidak diskriminatif;
• cara pembuktian kepemilikan atau sewa dinyatakan dalam Dokumen Pemilihan;
• klarifikasi dilakukan setara, profesional, dan dalam batas evaluasi;
• hasil klarifikasi menunjukkan dokumen awal tidak mampu membuktikan ketersediaan alat tanpa harus diganti atau diperbaiki secara substantif.

Jangan memakai alasan yang keliru. Peserta tidak digugurkan semata-mata karena alat pernah dijual. Dasar yang lebih utuh adalah bahwa bukti sewa tidak diakui pihak yang dicantumkan, hubungan hukum tidak terverifikasi, dan ketersediaan peralatan utama yang ditawarkan tidak dapat dibuktikan.

6. Redaksi hasil evaluasi yang disarankan

Redaksi Pokja sebaiknya berbasis fakta, mengacu pada klausul Dokumen Pemilihan, dan tidak melampaui kewenangan.

Contoh redaksi setelah peserta telah dimintai penjelasan:

“Berdasarkan klausul Dokumen Pemilihan mengenai persyaratan teknis, peserta wajib membuktikan ketersediaan excavator sesuai jumlah, jenis, kapasitas, dan status penguasaan yang dipersyaratkan sebagai peralatan utama. Peserta menyampaikan surat perjanjian sewa yang mencantumkan pihak tertentu sebagai pemilik/pemberi sewa. Berdasarkan klarifikasi yang dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi, pihak yang namanya tercantum menyatakan tidak pernah menandatangani perjanjian tersebut, tidak mengakui tanda tangan yang tercantum, tidak mengenal perusahaan peserta, dan menerangkan bahwa alat dengan identitas tersebut telah dialihkan kepada pihak lain. Hasil tersebut telah dimintakan penjelasan kepada peserta. Berdasarkan jawaban dan bukti yang disampaikan, peserta tidak dapat memverifikasi keabsahan dokumen awal serta ketersediaan alat sebagaimana telah ditawarkan tanpa mengganti dokumen, pemilik, atau unit alat. Karena penggantian tersebut akan mengubah substansi penawaran setelah batas akhir pemasukan, bukti sewa tidak dapat digunakan untuk membuktikan pemenuhan persyaratan peralatan utama. Dengan demikian, peserta dinyatakan tidak memenuhi persyaratan teknis dan gugur pada tahap evaluasi teknis.”

Jika peserta belum dimintai penjelasan: jangan menggunakan redaksi keputusan final di atas. Catat hasil klarifikasi pemilik sebagai ketidaksesuaian awal, kemudian minta peserta menjelaskan dokumen yang telah ditawarkan tanpa memberi kesempatan mengganti substansinya.

Sesuaikan redaksi dengan klausul aktual Dokumen Pemilihan, metode evaluasi, fakta, dan fasilitas pada aplikasi. Jangan memakai contoh ini secara otomatis tanpa mencocokkannya.

7. Gugur evaluasi tidak identik dengan daftar hitam

Pasal 78 ayat (1) huruf a Perpres PBJ hasil konsolidasi mengatur peserta yang menyampaikan dokumen atau keterangan palsu/tidak benar untuk memenuhi persyaratan Dokumen Pemilihan dapat dikenai sanksi administratif. Pasal 78 juga mengenal sanksi digugurkan dalam pemilihan dan Sanksi Daftar Hitam. Pelanggaran tertentu bahkan dapat dilaporkan secara pidana berdasarkan Pasal 81.

Meski demikian, prosesnya harus dibedakan:

Keputusan evaluasi	Proses sanksi
Menilai apakah penawaran membuktikan persyaratan teknis.	Menilai apakah terdapat perbuatan menyampaikan dokumen/keterangan palsu atau tidak benar.
Dapat berakhir dengan gugurnya penawaran.	Memerlukan usulan, pemeriksaan, kesempatan menyampaikan keberatan/penjelasan, dan penetapan oleh pejabat berwenang sesuai prosedur.
Bertumpu pada Dokumen Pemilihan dan hasil evaluasi paket.	Bertumpu pada Perpres dan peraturan LKPP mengenai Sanksi Daftar Hitam beserta bukti pelanggaran.

Redaksi aman: pada berita acara evaluasi gunakan frasa “tidak dapat diverifikasi” atau “tidak dapat membuktikan pemenuhan”. Jika bukti awal menunjukkan kemungkinan dokumen palsu/tidak benar, buat telaah dan proses sanksi secara terpisah. Jangan menulis “terbukti memalsukan tanda tangan” hanya berdasarkan kesimpulan Pokja.

Kesalahan yang harus dihindari Pokja

• menggugurkan hanya berdasarkan percakapan telepon yang tidak terdokumentasi;
• tidak memastikan identitas orang yang memberikan keterangan;
• tidak memberi peserta kesempatan menjelaskan ketidaksesuaian dokumen awal;
• membolehkan peserta mengganti surat sewa, pemilik, atau alat setelah tenggat;
• menjadikan penjualan alat sebagai satu-satunya alasan gugur;
• menyatakan telah terjadi pemalsuan atau tindak pidana tanpa proses pembuktian;
• menggunakan persyaratan yang tidak tercantum dalam Dokumen Pemilihan; atau
• menerapkan standar klarifikasi berbeda kepada peserta lain dalam keadaan sebanding.

8. Langkah yang sebaiknya dilakukan Pokja

1. Periksa klausul. Kutip nomor klausul, jenis, jumlah, kapasitas, dan bentuk bukti peralatan utama yang dipersyaratkan.
2. Pastikan identitas pihak. Cocokkan identitas orang yang diklarifikasi dengan identitas dalam surat dan bukti kepemilikan alat.
3. Dokumentasikan klarifikasi. Utamakan surat atau pernyataan tertulis. Jika dilakukan melalui telepon atau pertemuan daring, buat berita acara, catat waktu, pihak, pertanyaan dan jawaban, serta simpan bukti komunikasi sesuai ketentuan.
4. Beri ruang penjelasan kepada peserta. Konfrontasikan hasil klarifikasi secara proporsional agar peserta dapat menjelaskan fakta, tetapi jangan membolehkan penggantian substansi penawaran.
5. Nilai penawaran awal. Tentukan apakah dokumen yang sudah masuk sebelum tenggat dapat membuktikan penguasaan dan ketersediaan alat.
6. Susun alasan evaluasi. Hubungkan fakta, klausul Dokumen Pemilihan, persyaratan yang gagal dibuktikan, dan akibat evaluasinya.
7. Pisahkan telaah sanksi. Jika terdapat indikasi dokumen/keterangan palsu atau tidak benar, siapkan berkas usulan penanganan sesuai aturan daftar hitam, tanpa menunda evaluasi melebihi jadwal secara tidak perlu.
8. Jaga kerahasiaan dan kesetaraan. Jangan menyebarluaskan identitas atau menuduh peserta sebelum ada dasar dan proses yang sah.

9. Dokumen pendukung yang perlu disimpan

• Dokumen Pemilihan dan adendum yang berlaku;
• dokumen penawaran asli peserta beserta metadata unggahan;
• surat sewa dan dokumen identitas alat;
• bukti identitas pihak yang diklarifikasi;
• undangan atau permintaan klarifikasi;
• berita acara dan bukti komunikasi;
• jawaban atau penjelasan peserta;
• lembar evaluasi yang ditandatangani Pokja; dan
• telaah terpisah apabila diusulkan proses sanksi.

10. Pertanyaan praktis

Apakah Pokja wajib menerima surat sewa pengganti?

Tidak, apabila surat baru tersebut mengganti dasar pemenuhan yang ditawarkan setelah batas akhir pemasukan. Hal itu bukan klarifikasi, melainkan perbaikan substansi penawaran.

Bagaimana jika peserta menyatakan tanda tangan dilakukan oleh perantara?

Pokja menilai apakah perantara memiliki kuasa yang sudah ada dan dapat dibuktikan berdasarkan dokumen penawaran serta fakta sebelum tenggat. Penjelasan tidak boleh menciptakan hubungan sewa baru setelah pemasukan penawaran.

Apakah alat yang sudah dijual otomatis membuat peserta gugur?

Tidak selalu. Perlu dilihat waktu penjualan, pemilik sekarang, dan bukti ketersediaannya. Dalam kasus ini, penjualan menjadi satu rangkaian dengan penyangkalan perjanjian, tanda tangan, dan hubungan dengan peserta.

Apakah penawaran terendah harus tetap dipertahankan?

Tidak. Harga terendah hanya dapat dipertimbangkan di antara penawaran yang memenuhi persyaratan. Kegagalan memenuhi peralatan utama dapat menggugurkan penawaran pada evaluasi teknis.

Apakah Pokja dapat langsung memasukkan peserta ke daftar hitam?

Tidak secara sepihak melalui lembar evaluasi. Pokja dapat mengusulkan penanganan sanksi berdasarkan bukti, sedangkan pemeriksaan, pemberian kesempatan kepada peserta, dan penetapan dilakukan menurut kewenangan serta prosedur yang berlaku.

Kesimpulan

Dalam kasus ilustratif ini, hasil klarifikasi kepada pihak yang namanya tercantum merupakan dasar kuat untuk menyatakan bahwa surat sewa belum berhasil diverifikasi. Apabila peserta telah diberi kesempatan menjelaskan dan tetap tidak dapat membuktikan keabsahan dokumen awal serta ketersediaan excavator tanpa mengganti substansi penawaran, keputusan menggugurkan peserta pada evaluasi teknis pada prinsipnya dapat dipertahankan.

Pokja tetap harus berhati-hati: tegaskan fakta dan kegagalan pembuktian, dokumentasikan proses, beri peserta kesempatan menjelaskan tanpa mengubah penawaran, dan pisahkan proses evaluasi dari proses pengenaan sanksi. Ketelitian redaksi sama pentingnya dengan ketelitian evaluasi.

Dasar hukum dan rujukan

1. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018.
2. Naskah konsolidasi Perpres PBJ, khususnya prinsip dan etika PBJ, evaluasi, serta Pasal 78–81 tentang sanksi.
3. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan PBJ melalui Penyedia.
4. Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 tentang perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, khususnya perubahan pedoman dan model dokumen pekerjaan konstruksi terintegrasi rancang dan bangun. Untuk tender konstruksi biasa, gunakan ketentuan dan model Dokumen Pemilihan yang berlaku pada paket.
5. Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pembinaan Pelaku Usaha PBJ, termasuk tata cara pengenaan Sanksi Daftar Hitam.

Tentang penulis

Sukri, S.T., M.M. adalah praktisi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Kepala Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Maros. Bidang perhatiannya meliputi kebijakan pengadaan, pemilihan penyedia, pengelolaan kontrak, dan pengembangan kompetensi SDM PBJ.

Tulisan ini merupakan kajian edukatif dan pandangan profesional penulis, bukan keputusan resmi Pemerintah Kabupaten Maros atau LKPP.

Catatan: keputusan pada paket tertentu harus mengikuti Dokumen Pemilihan, jenis tender, metode evaluasi, ketentuan aplikasi, bukti aktual, dan peraturan yang berlaku. Publikasi studi kasus sebaiknya dilakukan setelah proses pemilihan dan masa keberatan terkait selesai. Jika terdapat dugaan tindak pidana, penilaiannya merupakan kewenangan aparat yang berwenang.